Kontrole PIP od 8 lipca. Czy PIP może skontrolować moją umowę B2B?

Czy PIP może skontrolować umowę zlecenia? Jak przygotować się na kontrolę PIP? Prawnik Rzeszów

Od 8 lipca 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy uzyskała ważne uprawnienie. Od tej daty jest uprawniona do przekształcenia umowy zlecenia, umowy B2B albo innej umowy cywilnoprawnej w stosunek pracy. Pomimo tego, że Prezydent RP skierował ustawę do TK, PIP nie czeka na rozstrzygnięcie Trybunału i kontynuuje przeprowadzanie kontroli umów.

Konsekwencje przekształcenia umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę są daleko idące i nie dotyczą wyłącznie kwestii związanych z ZUS-em i oskładkowaniem. Jeśli jesteś przedsiębiorcą i zawarłeś albo zamierzasz zawrzeć ze swoimi współpracownikami umowę zlecenia, umowę B2B, umowę o dzieło albo inną umowę cywilnoprawną, zapraszam Cię do przeczytania tego artykułu.

1. Na czym polega nowe uprawnienie Państwowej Inspekcji Pracy?

Nowe uprawnienie PIP polega na możliwości wydania decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy w sytuacji, w której zawarto umowę cywilnoprawną, czyli np. umowę zlecenia, B2B, kontrakt menadżerski, umowę o dzieło. W potocznym rozumieniu chodzi o przekształcenie umowy cywilnoprawnej w stosunek pracy.

Wydanie takiej decyzji jest poprzedzone:

• kontrolą przeprowadzoną przez PIP,
• poleceniem PIP skierowanym do firmy, w którym PIP poleca zmienić umowę cywilnoprawną na umowę o pracę – w pierwszej kolejności przedsiębiorca otrzymuje polecenie i dopiero jeżeli go nie wykona, może otrzymać decyzję stwierdzającą, że umowa cywilnoprawna jest w rzeczywistości umową o pracę.

Od decyzji PIP przedsiębiorcy przysługuje odwołanie do sądu pracy.

2. Jacy przedsiębiorcy będą kontrolowani przez PIP?

PIP będzie współpracować m.in. z ZUS i KAS, aby lepiej namierzyć podmioty do skontrolowania. Dane pozyskane od tych podmiotów oraz analiza ryzyka będą służyły do skuteczniejszego typowania podmiotów, u których PIP przeprowadzi kontrole.

Na kontrole narażone są szczególnie te branże, w których zawieranie umów B2B albo umów zlecenia jest powszechną praktyką. Są to m.in.: branża IT (umowy z programistami i specjalistami z zakresu informatyki) oraz branża edukacyjna (umowy z lektorami, korepetytorami).

Nie są to jednak jedyne przypadki. Skontrolowana może zostać każda umowa cywilnoprawna, szczególnie jeżeli została zawarta na dłuższy czas i jeżeli jesteś jedynym zleceniodawcą swojego współpracownika.

3. Po czym inspektor PIP oceni, że w rzeczywistości zawarłeś umowę o pracę ze swoim współpracownikiem?

W trakcie kontroli inspektor PIP będzie oceniać, czy umowa zlecenia, B2B lub inna umowa cywilnoprawna ma cechy stosunku pracy. Będzie więc sprawdzać następujące rzeczy:

• Osobiste wykonywanie pracy – pracownik wykonuje pracę osobiście i nie może zlecić jej innej osobie.
• Wykonywanie pracy określonego rodzaju – pracownik wykonuje określone obowiązki wynikające z poleceń pracodawcy, a nie jedynie osiąga określony rezultat.
• Wykonywanie pracy na rzecz pracodawcy – efekty pracy służą pracodawcy, a nie osobie wykonującej pracę.
• Kierownictwo pracodawcy (podporządkowanie) – jest to najważniejsza i charakterystyczna cecha stosunku pracy; polega ona na tym, że pracodawca wydaje polecenia, organizuje sposób wykonywania pracy, kontroluje jej przebieg i nadzoruje pracownika.
• Miejsce wykonywania pracy wyznaczone przez pracodawcę – pracownik wykonuje pracę w miejscu wskazanym przez pracodawcę.
• Czas wykonywania pracy wyznaczony przez pracodawcę – pracownik wykonuje pracę w określonych godzinach lub według ustalonego harmonogramu.
• Odpłatność – praca jest wykonywana za wynagrodzeniem.
• Ciągłość wykonywania pracy – praca ma charakter stały lub powtarzalny, a nie jednorazowy.
• Ryzyko pracodawcy – ryzyko prowadzenia działalności ponosi pracodawca, a nie osoba wykonująca pracę. Dotyczy to m.in. ryzyka gospodarczego, organizacyjnego i technicznego.

4. Jak wygląda kontrola PIP w zakresie umów cywilnoprawnych?

W przypadku kontroli PIP przedsiębiorca nie powinien zakładać, że wcześniej otrzyma zawiadomienie. W wielu sprawach dotyczących przestrzegania prawa pracy inspektor może wszcząć kontrolę bez uprzedzenia, dlatego dokumentacja dotycząca umów cywilnoprawnych powinna być przygotowana na bieżąco. Jeżeli kontrola zostanie rozpoczęta, na przygotowanie jakichkolwiek dokumentów i linii obrony będzie za późno.

Czas kontroli zależy od wielkości przedsiębiorcy, minimalnie jest to 12 dni.

Podczas kontroli inspektor m.in. sprawdza dokumenty, może przesłuchać przedsiębiorcę, osobę, z którą zawarta została umowa cywilnoprawna, może przesłuchać również świadków i sprawdzić miejsce wykonywania pracy.

5. Jakich dokumentów zażąda inspektor podczas kontroli?

Inspektor może zwrócić się o różne dokumenty, w zależności od specyfiki działalności przedsiębiorcy i zawartej umowy cywilnoprawnej. Mogą to być następujące dokumenty: zawarta umowa cywilnoprawna, regulamin pracy obowiązujący u danego przedsiębiorcy, umowy o pracę lub inne umowy cywilnoprawne zawarte ze współpracownikami, grafiki dotyczące czasu pracy, raporty przedkładane przełożonemu itp.

Przed kontrolą warto sprawdzić zawarte umowy B2B, zlecenia, kontrakty menadżerskie, procedury onboardingowe, inne procedury wewnętrzne regulujące strukturę przedsiębiorcy i określające relacje zależności między poszczególnymi współpracownikami firmy.

6. Jakie błędy przedsiębiorcy najczęściej popełniają przy zawieraniu umów zlecenia?

Przedsiębiorcy zapominają, że umowa B2B, umowa zlecenia czy inna umowa cywilnoprawna nie może mieć cech charakterystycznych dla umowy o pracę. Im więcej cech opisanych w punkcie 3 ma współpraca, tym większe prawdopodobieństwo, że PIP zakwestionuje umowę cywilnoprawną i przekształci ją w stosunek pracy. Jeżeli umowa posiada nagłówek: „zlecenie”, „kontrakt B2B”, „umowa współpracy” lub inny podobny, a przy tym w dalszej jej części jest naszpikowana zapisami właściwymi dla stosunku pracy, to prawdopodobieństwo przekształcenia umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę jest duże.

Przedsiębiorcy zapominają również, że nawet jeżeli treść umowy jest dobrze skonstruowana, to może się to okazać niewystarczające. PIP bada bowiem nie tylko treść umowy, ale także rzeczywistą praktykę między stronami.

7. Jakie konsekwencje finansowe może mieć zakwestionowanie umowy zlecenia?

Konsekwencje mogą być daleko idące. Wśród nich m.in.:

• Przede wszystkim decyzja PIP ustalająca stosunek pracy może być zaskarżona przez przedsiębiorcę do sądu. Brak przygotowania do kontroli oznacza więc realne straty czasowe i finansowe, które trzeba będzie ponieść w związku z procesem sądowym.
• Wydanie decyzji i jej uprawomocnienie będzie miało konsekwencje składkowe (ZUS), jak i podatkowe – konieczność korekt może pojawić się m.in. w zakresie VAT i PIT.
• Decyzja inspektora stwierdza istnienie stosunku pracy od dnia jej wydania – nie sięga więc wstecz. Jeżeli jednak decyzja się uprawomocni, sprawa może pójść dalej. ZUS może dochodzić zaległych składek (5 lat wstecz) w drodze odrębnego postępowania.
• Z uwagi na to, że ZUS współpracuje m.in. z KAS, możliwe są dalsze kontrole skarbowe.
• Zakwestionowanie jednej umowy może pociągać za sobą kolejne kontrole i zakwestionowanie innych, podobnych umów funkcjonujących w firmie, zawartych z innymi współpracownikami.

8. Checklista przedsiębiorcy – pytania, które warto zadać sobie przed kontrolą PIP

Przed kontrolą PIP warto zadać sobie kilka pytań:

• Czy umowa cywilnoprawna, którą zawarłem ze współpracownikiem, ma cechy opisane w punkcie 3 tego artykułu?
• W jakich okolicznościach doszło do zawarcia umowy i dlaczego zawarto umowę cywilnoprawną, a nie umowę o pracę?
• Czy posiadam dowody, które potwierdzą, w jaki rzeczywiście sposób współpracuję ze współpracownikami?
• Jak wygląda codzienna współpraca ze współpracownikami?
• Czy w firmie jest struktura podległości – kto komu podlega?
• Czy w firmie są procedury wewnętrzne, dotyczące np. onboardingu?
• Czy w firmie są osoby, które wykonują te same czynności i w taki sam sposób jak osoba współpracująca na podstawie umowy cywilnoprawnej, i które są zatrudnione w ramach stosunku pracy? Jeżeli tak, to dlaczego część osób jest zatrudniona na umowie o pracę, a z częścią zawarto umowy cywilnoprawne?

9. Kiedy warto przeprowadzić audyt umów zlecenia?

Z uwagi na nowe uprawnienia PIP dobrze jest przeprowadzić audyt zawartych umów zlecenia, B2B, umów o dzieło lub innych umów cywilnoprawnych.

Nie ma jednego klucza – każda umowa może zostać skontrolowana przez PIP. Wytypowałam kilka okoliczności, które szczególnie przemawiają za przeprowadzeniem audytu:

• Branża – jak wspomniałam wyżej, branża IT i edukacyjna charakteryzuje się zawieraniem dużej liczby umów cywilnoprawnych, jest więc duże prawdopodobieństwo, że PIP będzie przeprowadzał tu kontrole.
• Fakt, że jesteś jedynym kontrahentem lub zleceniodawcą Twojego współpracownika od dłuższego czasu – innymi słowy współpracownik świadczy usługi tylko na Twoją rzecz i tylko z Tobą się rozlicza.
• Masz w firmie osoby, które wykonują dokładnie te same czynności i z którymi współpraca wygląda dokładnie tak samo, a mimo to część z nich zatrudniasz na podstawie umowy o pracę, a część na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą i potrzebujesz przeprowadzenia audytu zawartych umów cywilnoprawnych albo stoisz przed koniecznością sporządzenia takiej umowy ze współpracownikiem, zapraszam do kontaktu z Kancelarią pod numerem tel. 661 388 756.